Схема данных в Access. Схема базы данных Как создать схему данных в access

Таблицы в программе Access 2007 представляют связанную систему. Объединение позволяет вести обработку данных из нескольких таблиц. Для обработки формируются запросы – таблицы, в которых сведения из одной или нескольких таблиц сгруппированы нужным образом, иногда с производством необходимых вычислений. Запросы мы рассмотрим в последующих главах, а здесь поговорим о связях между таблицами.

Схема данных задаёт структуру базы данных. В ней представляются и запоминаются связи между таблицами. Эти связи используются при конструировании запросов и отчётов на основе нескольких таблиц. Схема данных отображает связи графически. Таблицы на схеме представлены в виде прямоугольников со списками полей. Если полей слишком много и они не помещаются в прямоугольник, то автоматически с правой стороны прямоугольника образуется полоса прокрутки , с помощью которой можно просмотреть весь список. Схема данных , используемая в нашей работе, представлена на рис. 6.10.

Рис. 2.11 Виды связей между таблицами: а) один-к-одному, б) один-ко-многим и в) многие-ко-многим

Связи в Access 2007 встречаются трёх видов: а) один-к-одному, б) один-ко-многим и в) многие-ко-многим, как это показано на рис. 2.11. Первый вид связи показывает, что одной записи в Таблице1 соответствует одна же запись в Таблице2 . Такой способ связи применяют, например, для двух таблиц, сделанных из одной, чтобы таблицы не были слишком громоздкими. Тогда Таблица2 – просто продолжение Таблицы1 . Чаще других встречаются связи один-ко-многим. Например, на одной кафедре работает много преподавателей. Поэтому между таблицами Кафедры и Преподаватели устанавливается именно такая связь.

Рис. 2.12 Вкладка Работа с базами данных

Связь типа многие-ко-многим в программе Access 2007 прямо не осуществляется. Чтобы создать такую связь, надо вставить промежуточную таблицу. Например, в нашей базе данных (рис. 6.10) предусмотрена промежуточная таблица Заказано , поскольку между таблицами Клиенты и Товары существует связь многие-ко-многим . Таблица Заказано позволяет избежать такой связи, которая в Access 2007 напрямую не осуществима.

Техника установления связи между таблицами включает в себя три действия: 1) вызов Схемы данных – окна, в котором и будет изображена схема, 2) добавление в окно схемы тех таблиц, между которыми надо установить связи и 3) протягивание связей между таблицами с приданием им необходимых свойств. Рассмотрим эти действия подробно.

Рис. 2.13 Диалоговое окно Добавление таблицы

Схему данных можно вызвать, когда нужные таблицы уже созданы. Для её вызова надо щёлкнуть по кнопке Схема данных на ленте вкладки Работа с базами данных (рис. 2.12). Появится окно Схема данных , пока пустое, и диалоговое окно Добавление таблицы , которое видно на рис. 2.13. С помощью окна Добавление таблицы в окно Схема данных помещают необходимые таблицы.

Рис. 2.14 Контекстное меню, вызванное правой кнопкой мыши, внутри окна Схема данных

Если по каким-то причинам окно Добавление таблицы не появилось, то надо щёлкнуть правой кнопкой в любом месте окна Схема данных . Появится контекстное меню (рис. 2.14). В нём надо щёлкнуть по надписи Добавить таблицу . Появится диалоговое окно Добавление таблицы , которое видно на рис. 2.13.

С появлением диалогового окна Добавление таблицы можно перенести внутрь окна Схема данных нужные таблицы. Мы ограничимся двумя таблицами: Кафедры и Преподаватели . Названия этих таблиц надо выделить, как показано на рис. 2.13, а потом сразу же щёлкнуть по кнопке Добавить . Точно так же поступают и с другими таблицами, которые надо поместить в Схему данных . Окно Добавление таблицы после добавления нужных таблиц следует закрыть. В нашем примере прямоугольники, обозначающие обе нужные нам таблицы, появятся в Схеме данных , как это видно на рис. 2.15.

Обозначения таблиц внутри окна Схема данных содержат список всех полей данной таблицы, причём слева от имени ключевого поля (или ключевых, если их несколько) расположен значок ключ. Обозначения таблиц можно передвигать мышью, ухватив за заголовок таблицы. Можно изменять и размеры прямоугольников, обозначающих таблицы. Для этого надо подвести указатель мыши к одной из границ прямоугольника. Появится двунаправленная стрелка: . Захватив такую стрелку мышью, можно передвинуть границу прямоугольника в любое место, тем самым, изменив его размер.

Рис. 2.15 Законченная Схема данных со связью между таблицами

Когда прямоугольники обозначений таблиц размещены внутри окна Схемы данных , можно приступить к установлению связей между таблицами. Связывают одноимённые поля. В одной из таблиц используют для связи обычно ключевое поле. Та таблица, у которой поле связи ключевое, считается главной. С её стороны связь обозначена 1 . Со стороны связаной таблицы связь обозначена ¥ . Так устанавливается связь Один-ко-многим .

Рис. 2.16 Диалоговое окно Изменение связей

Техника соединения таблиц связями проста: надо щёлкнуть соединяемое поле главной таблицы. Оно выделится. Не отпуская кнопку мыши, надо вести линию к одноимённому полю вспомогательной таблицы. Соединения сначала не произойдёт, а возникнет диалоговое окно Изменение связей (рис. 2.16). Окно помогает утвердить характер связи и настроить целостность данных обеих таблиц. В окне надо убедиться, что связь произошла по одноимённым полям, а затем щёлкнуть по окошечку надписи . В окошечке появится флажок: ü. После этого надо такие же флажки выставить ещё в двух окошечках, находящихся ниже. Таким образом, задаются свойства связи. Свойство Обеспечение целостности данных означает, что удалять данные из ключевого поля главной таблицы нельзя. А свойства Каскадное обновление связанных полей и Каскадной удаление связанных записей – соответственно, что операции редактирования и удаления данных в ключевом поле главной таблицы разрешены, но сопровождаются автоматическим изменениями в связанной таблице. Завершается создание связи щелчком по кнопке [Создать] . Нужная связь появится (рис. 2.15).

Стоит заметить, что в случае, если невозможно осуществить связь с обеспечением целостности данных, например, если проведена связь между полями с различной информацией, появляется окно, изображенное на рис. 2.17.

Рис. 2.17 Окно с предупреждением о невозможности создания связи

Тема 2.3. Программные средства презентаций и основы офисного программирования

Тема 2.4. Системы управления базами данных и экспертные системы

2.4.11. Учебная база данных с главной кнопочной формой "Training_students" - Скачать

СУБД и экспертные системы

2.4. Системы управления базами данных и экспертные системы

2.4.3. Создание базы данных (установка связей между таблицами и заполнение таблиц)

2.4.3.2. Установка связей между таблицами в СУБД Access

После создания структуры таблиц (Студенты, Группы студентов, Дисциплины, Успеваемость) для сущностей базы данных "Деканат" необходимо установить связи между таблицами. Связи между таблицами в БД используются при формировании запросов, разработке форм, при создании отчетов.

Для создания связей необходимо закрыть все таблицы и выбрать команду "Схема данных" из меню Сервис, появится активное диалоговое окно "Добавление таблицы" на фоне неактивного окна Схема данных.

Рис. 1.

В появившемся диалоговом окне Добавление таблиц необходимо выделить имена таблиц и нажать кнопку Добавить, при этом в окне "Схема данных" добавляются таблицы. После появления всех таблиц в окне Схема данных необходимо закрыть окно Добавление таблицы, щелкнув левой кнопкой мыши на кнопке Закрыть.

Рис. 2.

Следующий шаг - это установка связей между таблицами в окне Схема данных. Для этого в окне Схема данных необходимо отбуксировать (переместить) поле КодГруппы из таблицы Группы на соответствующее поле таблицы Студенты, в результате этой операции появится окно "Изменение связей".

В появившемся окне диалога "Изменение связей" необходимо активизировать флажки: "Обеспечить целостность данных", "каскадное обновление связанных полей" и "каскадное удаление связанных записей", убедиться в том, что установлен тип отношений один-ко-многим и нажать кнопку Создать.

Рис. 3.

В окне Схема данных появится связь один-ко-многим между таблицами Группы студентов и Студенты. Аналогичным образом надо связать поля КодСтудента в таблицах Студенты и Успеваемость, а затем поля КодДисциплины в таблицах Успеваемость и Дисциплины. В итоге получим Схему данных, представленную на рисунке.

Рис. 4.

После установки связей между таблицами, окно Схема данных необходимо закрыть.

Далее необходимо осуществить заполнение всех таблиц. Заполнение таблиц целесообразно начинать с таблицы Группы студентов, так как поле Код группы таблицы Студенты используется в качестве столбца подстановки для заполнения соответствующего поля таблицы Студенты.

2.4.3.3. Заполнение таблиц

Заполнение таблиц можно начать и с заполнения таблицы Студенты. В окне Базы данных выделяем нужную таблицу, затем выполняем щелчок на кнопке Открыть.

На экране появится структура таблицы БД в режиме таблицы. Новая таблица состоит из одной пустой строки.

Рис. 5.

Заполнение производится по записям, т.е. вводится информация для всей строки целиком. Поле счетчика заполняется автоматически. После ввода первой записи пустая запись смещается в конец таблицы. Переход к следующему полю осуществляется нажатием клавиши ТаЬ. Рис. 9.

В приложении Access применяются различные методы перемещения по таблице. Переходить от записи к записи можно с помощью: клавиш управления курсором; кнопки из области Запись, расположенной внизу таблицы в режиме таблицы; команды Правка - Перейти.. Для перемещения от поля к полю (слева направо) применяются клавиши Tab и Enter, а в обратном направлении Shift+Tab.

Поиск данных в таблице большого объема, который выполняется с помощью кнопок перехода, может занять много времени, поэтому для поиска и замены данных в полях необходимо использовать команду Правка - Найти. Откроется окно диалога. В поле Образец диалогового окна поиска указывается искомый объект и осуществляется поиск. Для замены данных в полях необходимо перейти на вкладку Замена.

После создания структуры таблиц, их заполнении и установки связей между таблицами можно приступать к построению запросов.

Между таблицами БД существуют связи, позволяющие избегать избыточности при проектировании. То есть не вносить одни и те же значения в несколько объектов, а создать только один и использовать в других, добавляя в них ссылку на основной. При этом необходимо соблюдать требование целостности БД.

Связи в базах данных

В качестве примера рассмотрим связи в БД туристического агентства. В ее состав входит таблица гостиниц Таиланда - страны, в которую турагентство отправляет гостей. Отели расположены в различных регионах Королевства.

Если компания работает с отелями только нескольких регионов, а в каждой из областей находятся десятки или сотни гостиниц, то заполнять каждый раз поле региона для каждого отеля - пустая работа. Поэтому в базе создается отдельная таблица, содержащая только список регионов, а при вводе отеля пользователь просто выбирает нужный из выпадающего списка.

По аналогии добавлен список стран для компании, работающей с несколькими государствами. Тогда к перечню регионов добавляется еще одно поле - «Страна», а в базу вносится справочник стран, наименования которых затем выбираются из списка.

Таблицы связаны по типу один-ко-многим. Это означает, что одна запись из таблицы «Регионы» встречается много раз в таблице «Отели». Кроме этого, существуют виды «многие-ко-многим» и «один-к-одному». Но последняя крайне редко применяется на практике. Ниже мы ознакомимся, как эти типы обозначаются на схемах данных в Access.

Схема данных БД

В приведенном примере «Отели» связаны с «Регионами», а те, в свою очередь, со «Странами». Эта информация, написанная текстом, не слишком наглядно показывает связи между объектами. И в нашей базе всего три таблицы, а их могут быть сотни. Держать в голове все соединения разработчику затруднительно.

В качестве вспомогательного средства в базах создаются схемы данных, которые наглядно визуально показывают все объекты и отношения между ними. В Access схемы данных создаются с помощью специального инструмента. Для нашей БД это выглядит так:

Прямоугольниками обозначены таблицы со списком полей, линии между ними - связи. На линии связи в местах примыкания к прямоугольникам таблиц сделаны обозначения: «1» и «∞». Они показывают, какой тип связи применен в этом отношении. Значок «1» у таблицы-источника со значком «∞» у приемника обозначают вид «один-ко-многим». Обе связи в нашей БД - такого типа.

Соответственно, две единицы у двух концов линии говорят о виде «один-к-одному», а два знака бесконечности - «многие-ко-многим».

Создание схемы данных

Для создания схемы данных в Access добавлен инструмент на панели «Работа с базами данных». СУБД автоматически создает схему по тем таблицам и связям, что существуют в базе. Приведенная выше схема создана системой самостоятельно. Пользователь может внести изменения в макет. Некоторые из них не отразятся на структуре БД, только на отображении информации. А некоторые приведут к изменениям в структуре.

В режиме "Конструктора" доступна операция «Очистить макет». При ее выполнении экран схемы данных в Access очищается, а таблицы и отношения скрываются. Это не значит, что они пропадают из базы - просто не отражаются в макете схемы.

Операция «Скрыть таблицу» произведет то же действие над выделенным объектом. Он просто исчезнет с экрана вместе со своими линиями-отношениями. Вернуть скрытые таблицы поможет операция «Отобразить таблицу». Выбираются объекты, которые нужно добавить в макет. При этом связи с ним отображаются автоматически.

Создание отношений между таблицами

В нашем примере отношения между таблицами уже были определены во время создания. Остановимся более подробно на том, как это сделать. Как мы уже знаем, «Отели» содержит поле «Регион», данные для которого берутся из одноименной таблицы. При добавлении столбца «Регион» указывается тип поля «Подстановка и отношение».

Открывается мастер создания поля, в котором мы выбираем вариант получения значения ячеек из другого объекта. На втором шаге мастера выбираем объект, из которого будут подставляться значения. В нашем случае это таблица «Регионы». Из списка доступных для отображения полей нам нужно «Наименование» - в таблице отелей будут показаны названия регионов. При необходимости задаем порядок сортировки наименований и ширину столбца.

На последнем шаге даем имя новому полю и указываем параметр целостности. Подробнее на нем мы остановимся ниже. После нажатия на кнопку «Готово» в таблицу отелей добавлен столбец «Регион», значения для него берутся из указанного объекта.

Связь между таблицами отелей и регионов теперь отображается на схеме.

Изменение отношений

Если отношение не добавлено при добавлении столбца в объект, это делается непосредственно в макете схемы данных в Access. Как создать новую связь, покажем на примере. Нажмите кнопку «Изменить связи». В редактировании отношений для создания новой связи нажмите «Новое». В форме «Создание» выбираем таблицы для связи и поля, которые будут соответствовать друг другу.

Для уже созданной связи есть возможность изменять параметры объединения записей в запросах. Для этого вызываем диалоговое окно схемы данных MS Access «Изменение связей» и нажимаем кнопку «Объединение». В форме редактирования параметров предложены варианты объединений:

• В первом случае в результатах запроса отображаются только те строки, в которых поля таблиц «Отели» и «Регионы» совпадают.
• Во втором случае объединяются все строки «Регионов» и только совпадающие «Отелей».
• В третьем ситуация обратна второму - все строки «Отелей» объединяются с совпадающими «Регионов».

Мы оставляем автоматический выбор системы - первый вариант.

Целостность данных БД

Связи между объектами БД на схеме данных в Access подводят нас к понятию целостности данных. Как было показано выше, при создании связей между полями объектов базы указывается параметр целостности. Если он включен, связи между объектами поддерживаются и охраняются системой.

Покажем это наглядно на примере базы туристической компании. В «Отелях» гостиница с наименованием Anantara Lawana Koh Samui Resort относится к региону Самуи. Предположим, мы удалили этот район из «Регионов». Теперь поле ссылается на запись, которой не существует. Это и есть нарушение целостности.

Аналогично при установленном требовании соблюдения целостности мы не сможем выбрать в этом поле район «Чианг Май», потому что его не существует в таблице регионов.

При необходимости схемы базы данных Access выгружаются в отчет и отправляются на печатное устройство, преобразуются в файл или отправляются по электронной почте.

A relationship in Access helps you combine data from two different tables. Each relationship consists of fields in two tables with corresponding data. For example, you might have a ProductID field in a Products table and in an OrderDetails table. Each record in the OrderDetails table has a ProductID that corresponds to a record in the Products table with the same ProductID.

When you use related tables in a query, the relationship lets Access determine which records from each table to combine in the result set. A relationship can also help prevent missing data, by keeping deleted data from getting out of synch, and this is called referential integrity.

Before you work with relationships, make sure you understand the background concepts. For more information, see Guide to table relationships and Get started with table relationships .

In this article

Overview

In an Access database, you create a table relationship using one of the following methods:

In the Relationships window, add the tables that you want to relate, and then drag the field to relate them from one table to the other table.

Drag a field on to a table datasheet from the Field List pane.

When you create a relationship between tables, the common fields are not required to have the same names, although it is often the case that they do. The common fields must have the same data type. If the primary key field is an AutoNumber field, however, the foreign key field can also be a Number field if the FieldSize property of both fields is the same. For example, you can match an AutoNumber field and a Number field if the FieldSize property of both fields is Long Integer. When both common fields are Number fields, they must have the same FieldSize property setting.

Create a table relationship by using the Relationships window

Create a table relationship by using the Field List pane to add a field

You can add a field to an existing table that is open in Datasheet view by dragging it from the Field List pane. The Field List pane shows fields available in related tables and also fields available in other tables in the database.

Field List pane and the table to which you dragged the field. This relationship, created by Access, does not enforce referential integrity by default. To enforce referential integrity, you must edit the relationship. See the section for more information.

Open a table in Datasheet view

In the Navigation Pane, double-click the table.

Open the Field List pane

The Field List pane shows all of the other tables in your database, grouped into categories. When you work with a table in Datasheet view, Access displays fields in either of two categories in the Field List pane: Fields available in related tables and . The first category lists all of the tables that have a relationship with the table with which you are currently working. The second category lists all of the tables with which your table does not have a relationship.

In the Field List pane, when you click the plus sign (+ ) next to a table name, you see a list of all the fields available in that table. To add a field to your table, drag the field that you want from the Field List pane to the table in Datasheet view.

Add a field and create a relationship from the Field List pane

With the table open in Datasheet view, press ALT+F8. The Field List pane appears.

Under Fields available in other tables , click the plus sign (+ ) next to a table name to display the list of fields in that table.

Drag the field that you want from the Field List pane to the table that is open in Datasheet view.

When the insertion line appears, drop the field into position.

The Lookup Wizard starts.

Follow the instructions to complete the Lookup Wizard .

The field appears in the table in Datasheet view.

When you drag a field from an "other" (unrelated) table and then complete the Lookup Wizard, a new one-to-many relationship is automatically created between the table in the Field List and the table to which you dragged the field. This relationship, created by Access, does not enforce referential integrity by default. To enforce referential integrity, you must edit the relationship. See the section for more information.

Edit a relationship

You change a relationship by selecting it in the Relationships window and then editing it.

Carefully position the cursor so that it points to the relationship line, and then click the line to select it.

The relationship line appears thicker when it is selected.

With the relationship line selected, double-click it.

On the Design tab, in the Tools group, click Edit Relationships .

The Edit Relationships dialog box appears.

Open the Edit Relationships dialog box

Set the join type

When you define a table relationship, the facts about the relationship inform your query designs. For example, if you define a relationship between two tables, and you then create a query that employs the two tables, Access automatically selects the default matching fields based upon the fields specified in the relationship. You can override these initial default values in your query, but the values supplied by the relationship will often prove to be the correct ones. Because matching and bringing together data from more than one table is something you will do frequently in all but the most simple databases, setting defaults by creating relationships can be time saving and beneficial.

A multiple table query combines information from more than one table by matching the values in common fields. The operation that does the matching and combining is called a join. For instance, suppose you want to display customer orders. You create a query that joins the Customers table and the Orders table on the Customer ID field. The query result contains customer information and order information for only those rows where a corresponding match was found.

One of the values you can specify for each relationship is the join type. The join type tells Access which records to include in a query result. For example, consider again a query that joins the Customers table and the Orders table on the common fields that represents the Customer ID. Using the default join type (called an inner join), the query returns only the Customer rows and the Order rows where the common fields (also called the joined fields) are equal.

However, suppose you want to include all Customers - even those who have not yet placed any orders. To accomplish this, you have to change the join type from an inner join to what is known as a left outer join. A left outer join returns all of the rows in the table on the left side of the relationship and only those that match in the table on the right. A right outer join returns all of the rows on the right and only those that match on the left.

Note: In this case, "left" and "right" refer to the position of the tables in the Edit Relationships dialog box, not the Relationships window.

You should think about the result you will most often want from a query that joins the tables in this relationship, and then set the join type accordingly.

Set the join type

In the Edit Relationships dialog box, click Join Type .

The Join Properties dialog box appears.

Click your choice, and then click OK .

The following table (using the Customers and Orders tables) shows the three choices that are displayed in the Join Properties dialog box, the type of join they use, and whether all rows or matching rows are returned for each table.

1. Only include rows where the joined fields from both tables are equal.
2. Include ALL records from "Customers" and only those records from "Orders" where the joined fields are equal.
3. Include ALL records from "Orders" and only those records from "Customers" where the joined fields are equal.	Right outer join

When you choose option 2 or option 3, an arrow is shown on the relationship line. This arrow points to the side of the relationship that shows only matching rows.

Make changes in the Join Properties dialog box

Enforce referential integrity

The purpose of referential integrity is to prevent orphan records – records that reference other records that no longer exist. You enforce referential integrity by enabling it for a table relationship. Once enforced, Access rejects any operation that would violate referential integrity for that table relationship. This means that Access will reject both updates that change the target of a reference and deletions that remove the target of a reference. To have Access propagate referential updates and deletions so that all related rows are changed accordingly, see the section.

Turn referential integrity on or off

On the Database Tools tab, in the Relationships group, click Relationships .

On the Design tab, in the Relationships group, click All Relationships .

Hidden check box in the table"s Properties Navigation Options dialog box.


Double-click the relationship line. The Edit Relationships dialog box appears.

Select or clear .

OK .

If you enforce referential integrity, the following rules apply:

You cannot enter a value in the foreign key field of a related table if that value doesn"t exist in the primary key field of the primary table - doing so creates orphan records.

You cannot delete a record from a primary table if matching records exist in a related table. For example, you cannot delete an employee record from the Employees table if there are orders assigned to that employee in the Orders table. You can, however, choose to delete a primary record and all related records in one operation by selecting the check box.

You cannot change a primary key value in the primary table if doing so would create orphan records. For example, you cannot change an order number in the Orders table if there are line items assigned to that order in the Order Details table. You can, however, choose to update a primary record and all related records in one operation by selecting the Cascade Update Related Fields check box.

Notes: If you have difficulty enabling referential integrity, note that the following conditions are required to enforce referential integrity:

• The common field from the primary table must be a primary key or have a unique index.

  The common fields must have the same data type. The one exception is that an AutoNumber field can be related to a Number field that has a FieldSize property setting of Long Integer .

  Both tables exist in the same Access database. Referential integrity cannot be enforced on linked tables. However, if the source tables are in Access format, you can open the database in which they are stored and enable referential integrity in that database.

Set the cascade options

You might encounter a situation where you have a valid need to change the value on the "one" side of a relationship. In such a case, you need Access to automatically update all of the affected rows as part of a single operation. That way the update is completed in full so that your database is not left in an inconsistent state - with some rows updated and some not. Access helps you avoid this problem by supporting the Cascade Update Related Fields option. When you enforce referential integrity and choose the Cascade Update Related Fields option, and you then update a primary key, Access automatically updates all fields that reference the primary key.

You might also need to delete a row and all related records - for instance, a Shipper record and all related orders for that shipper. For this reason, Access supports the Cascade Delete Related Records option. When you enforce referential integrity and select the Cascade Delete Related Records check box, Access automatically deletes all records that reference the primary key when you delete the record that contains the primary key.

Turn cascade update and/or cascade delete on or off

On the Database Tools tab, in the Relationships group, click Relationships .

On the Design tab, in the Relationships group, click All Relationships .

All tables with relationships are displayed, showing relationship lines. Note that hidden tables (tables for which the Hidden check box in the table"s Properties dialog box is selected) and their relationships will not be shown unless Show Hidden Objects is selected in the Navigation Options dialog box.


Click the relationship line for the relationship that you want to change. The relationship line appears thicker when it is selected.

Double-click the relationship line.

The Edit Relationships dialog box appears.


Select the Enforce Referential Integrity check box.

Select either the or the Cascade Delete Related Records check box, or select both.

Make any additional changes to the relationship, and then click OK .

Note: If the primary key is an AutoNumber field, selecting the Cascade Update Related Fields check box will have no effect, because you cannot change the value in an AutoNumber field.

Delete a table relationship

Important: When you remove a relationship, you also remove referential integrity support for that relationship, if it is enabled. As a result, Access will no longer automatically prevent the creation of orphan records on the "many" side of a relationship.

To remove a table relationship, you must delete the relationship line in the Relationships window. Position the cursor so that it points to the relationship line, and then click the line. The relationship line appears thicker when it is selected. With the relationship line selected, press DELETE.

On the Database Tools tab, in the Relationships group, click Relationships .

On the Design tab, in the Relationships group, click All Relationships .

All tables with relationships are displayed, showing relationship lines. Note that hidden tables (tables for which the Hidden check box in the table"s Properties dialog box is selected) and their relationships will not be shown unless Show Hidden Objects is selected in the Navigation Options dialog box.


Click the relationship line for the relationship that you want to delete. The relationship line appears thicker when it is selected.

Press the DELETE key.

Access might display the message Are you sure you want to permanently delete the selected relationship from your database? . If this confirmation message appears, click Yes .

Note: If either of the tables employed in the table relationship are in use - perhaps by another person or process, or in an open database object, such as a form - you will not be able to delete the relationship. You must close any open objects that employ these tables before you try to remove the relationship.

Create, edit, or delete a relationship in an Access web app

There are important differences when working with relationships in an Access web app.

Create a relationship

The Relationships window isn"t available in an Access web app. Instead of creating a relationship in an Access web app, you create a lookup field that gets values from a related field in another table. For example, let’s say you have an Employees table and you want to add a lookup to a Regions table so you can show which region each employee works in.

Note: The field that your lookup will use as the source for values must already exist before you create your lookup field.

Here’s how you create a lookup field in an Access web app:

Edit a relationship

The Relationships window isn"t available in an Access web app. You use a field in one table as the source (lookup field) for values in the related field in another table.

Delete a relationship

The Relationships window isn"t available in an Access web app. You use a field in one table as the source (lookup field) for values in the related field in another table. In order to delete a relationship between two tables in an Access web app, you need to delete the lookup field and its associated data.

Create or modify a relationship in an Access 2010 web database

To create a relationship in an Access 2010 web database, you use the Lookup Wizard. The Relationships window is not available in a web database. You use a field in one table as the source for values in the related field in another table.

Note: The field that you use as the source for values must already exist before you can use the Lookup Wizard.

Create a relationship in an Access 2010 web database by using the Lookup Wizard

Open the table that should get its values from the other table.

To the right of the last field, click Click to Add , and then click Lookup & Relationship .

Note: You might need to scroll horizontally to see Click to Add .

On the first screen of the Lookup Wizard, select I want the lookup field to get the values from another table , and then click Next .

Select the table that has the source values, and then click Next .

In the Available Fields box, double-click the field that has the source values, and then click Next .

Optionally, specify a sort order for the lookup field. Click Next .

Optionally, adjust the width of the lookup field – a good idea if the values are long. Click Next .

Enter a name for the new field. If you want to make sure that the values in the two tables always match, select the Enable Data Integrity check box, and then click one of the following:

• Cascade Delete – this option means that if you delete a record from one table, corresponding records in the other table are also deleted.

  Restrict Delete – this option means that if you attempt to delete a record from one table but there is a corresponding record in the other table, the delete operation is not allowed.

  Note: Do not select Allow Multiple Values in the Lookup Wizard when you are using the wizard to create a relationship.

Modify a relationship in an Access 2010 web database

Open the table that gets its values from another table.

Select the field that gets its values from another table.

On the Fields tab, in the Properties group, click Modify Lookups .

Follow the steps in the wizard to make the changes that you want. You can change the following:

• The field that is the source of values

  The sort order of the values

  The width of the field, and whether to hide the key column

  The label for the lookup field

  Whether data integrity is enabled

  If data integrity is enabled, whether deletes are cascaded or restricted

Реляционная база данных, созданная в соответствии с проектом канонической модели данных предметной области, состоит из нормализованных таблиц, связанных одно-многозначными отношениями. В такой базе данных обеспечивается отсутствие дублирования описательных данных, их однократный ввод, поддержание целостности данных средствами системы. Связи между таблицами позволяют выполнить объединение данных различных таблиц, необходимое для решения большинства задач ввода, просмотра и корректировки данных, получения информации по запросам и вывода отчетов.

Связи между таблицами устанавливаются в соответствии с проектом логической структуры базы данных и запоминаются в схеме данных Access. Схема данных в Access является не только средством графического отображения логической структуры базы данных, она активно используется системой в процессе обработки данных. Создание схемы данных позволяет упростить конструирование многотабличных форм, запросов, отчетов, а также обеспечить поддержание целостности взаимосвязанных данных при вводе и корректировке данных в таблицах.

Создание схемы данных

Создание схемы данных начинается с выполнения команды Схема данных (Relationships) в группе Отношения (Relationships) на вкладке ленты Работа с базами данных (Database Tools). В результате выполнения этой команды открывается окно схемы данных и диалоговое окно Добавление таблицы (Show Table), в котором осуществляется выбор таблиц, включаемых в схему (см. рис. 3.48). Диалоговое окно Добавление таблицы откроется автоматически, если в базе данных еще не определена ни одна связь. Если окно не открылось, на ленте Работа со связями | Конструктор (Relationship Tools | Design) в группе Связи (Relationships) нажмите кнопку Отобразить таблицу (Show Table).

Включение таблиц в схему данных

В окне Добавление таблицы (Show Table) (рис. 3.48) отображены все таблицы и запросы, содержащиеся в базе данных. Выберем вкладку Таблицы (Tables) и с помощью кнопки Добавить (Add) разместим в окне Схема данных (Relationships) все ранее созданные таблицы базы данных Поставка товаров, отображенные в окне Добавление таблицы (Show Table). Затем нажмем кнопку Закрыть (Close). В результате в окне Схема данных (Relationships) таблицы базы будут представлены окнами со списками своих полей и выделенными жирным шрифтом ключами (см. рис. 3.52).

Создание связей между таблицами схемы данных

При создании связей в схеме данных используется проект логической структуры реляционной базы данных, в котором показаны все одно-многозначные связи таблиц. Реализуются связи с помощью добавления в связанные таблицы общих полей, называемых ключом связи . При одно-многозначных отношениях между таблицами ключом связи является ключ главной таблицы (простой или составной). В подчиненной таблице он может быть частью уникального ключа или вовсе не входить в состав ключа таблицы. Одно-многозначные связи являются основными в реляционных базах данных. Одно-однозначные связи используются, как правило, при необходимости распределять большое количество полей, определяемых одним и тем же ключом, по разным таблицам, имеющим разный регламент обслуживания.

Создание связей по простому ключу

Установим связь между таблицами ПОКУПАТЕЛЬ и ДОГОВОР, которые находятся в отношении «один-ко-многим». Устанавливая связи между парой таблиц, находящихся в отношении типа 1: M, выделим в главной таблице ПОКУПАТЕЛЬ ключевое поле КОД_ПОК, по которому устанавливается связь. Далее при нажатой кнопке мыши перетащим его в соответствующее поле подчиненной таблицы ДОГОВОР.

Поскольку поле связи является уникальным ключом в главной таблице связи, а в подчиненной таблице связи не является ключевым, схема данных в Access выявляет отношение «один-ко-многим» между записями этих таблиц. Значение «один-ко-многим» (One-To-Many) отобразится в окне Изменение связей (Edit Relationships) в строке Тип отношения (Relationship Type) (рис. 3.49).

ЗАМЕЧАНИЕ
Если поле связи является уникальным ключом в обеих связываемых таблицах, схема данных в Access выявляет отношение «один-к-одному «. Если для связи таблиц вместо ключевого поля главной таблицы используется некоторый уникальный индекс, система также констатирует отношение таблиц как 1: М или 1: 1.

Определение связей по составному ключу

Определим связи между таблицами НАКЛАДНАЯ ОТГРУЗКА, которые связаны по составному ключу НОМ_НАКЛ + КОД_СК. Для этого в главной таблице НАКЛАДНАЯ выделим оба этих поля, нажав клавишу , и перетащим их в подчиненную таблицу ОТГРУЗКА.

В окне Изменение связей (Edit Relationships) (рис. 3.50) для каждого поля составного ключа главной таблицы НАКЛАДНАЯ, названной Таблица/запрос (Table/Query), выберем соответствующее поле подчиненной таблицы ОТГРУЗКА, названной Связанная таблица/запрос (Related Table/Query).

Каскадное обновление и удаление связанных записей

Если для выбранной связи обеспечивается поддержание целостности, можно задать режим каскадного удаления связанных записей и режим каскадного обновления связанных полей. Такие параметры делают возможным в главной таблице, соответственно, удаление записей и изменение значения в ключевом поле, т. к. при этих параметрах система автоматически выполнит необходимые изменения в подчиненных таблицах, обеспечив сохранение свойств целостности базы данных.

В режиме каскадного удаления связанных записей при удалении записи из главной таблицы будут автоматически удаляться все связанные записи в подчиненных таблицах. При удалении записи из главной таблицы выполняется каскадное удаление подчиненных записей на всех уровнях, если этот режим задан на каждом уровне.

В режиме каскадного обновления связанных полей при изменении значения ключевого поля в записи главной таблицы Access автоматически изменит значения в соответствующем поле в подчиненных записях.

Установить в окне Изменение связей (Edit Relationships) (см. рис. 3.49) флажки каскадное обновление связанных полей (Cascade Update Related Fields) и каскадное удаление связанных записей (Cascade Delete Related Records) можно только после задания параметра обеспечения целостности данных.

После создания связей изображения таблиц могут перемещаться в пределах рабочего пространства окна схемы данных. Перемещения и изменения размеров окон со списками полей таблиц в окне схемы данных осуществляются принятыми в Windows способами.

Заметим, если каскадное удаление не разрешено, невозможно удалить запись в главной таблице, если имеются связанные с ней записи в подчиненной.
Смотрим видео:

Вот основное, что мы хотели рассказать на тему «Схема данных в Access».